Avant d'introduire son dossier de demande de subvention, le pouvoir organisateur sollicite une réunion avec le Service régional du Service général des infrastructures scolaires subventionnées (SGISS) pour lui exposer le programme des travaux envisagés et s’informer des dispositions légales.
Cette première entrevue sera suivie de réunions de concertation avec toutes les parties concernées, y compris l’auteur de projet s’il est déjà désigné.
La procédure comporte quatre phases. Le pouvoir organisateur peut introduire son dossier de demande de subvention relatif à la première phase dès qu’il a en sa possession tous les documents demandés.
La subvention à l’achat d'un bien n’entraîne pas automatiquement l’octroi de la subvention pour les travaux éventuels. Le Pouvoir organisateur doit disposer de moyens budgétaires propres pour financer ces travaux.
Un dossier comportant une demande de subvention d'acquisition et une demande de subvention des travaux doit donc être introduit auprès du Service régional en vue d’obtenir simultanément une promesse ferme de subvention pour l’achat du bâtiment et une promesse de principe de subvention pour les travaux envisagés.
Pouvoir local
Le demandeur doit être un Pouvoir organisateur de l'enseignement officiel subventionné par la Fédération Wallonie-Bruxelles. Peuvent prétendre à une intervention du Fonds des bâtiments scolaires de l'enseignement officiel subventionné : les établissements scolaires non universitaires, les internats et les centres psycho-médicosociaux.
Les établissements scolaires non universitaires, les internats et les centre psycho-médicosociaux du réseau officiel doivent :
Le coût global de l'investissement doit s’inscrire dans les limites des normes physiques et financières (Arrêté du 6 février 2014).
Les investissements et les travaux éligibles à la subvention sont les suivants :
La subvention s’élève, au maximum, à 60% du montant d’investissement.
Il est possible de solliciter auprès du Fonds de garantie, pour les 40% du montant des travaux qui ne sont pas pris en charge, une subvention en intérêt égale à la différence entre 1,25% et le taux d’intérêt à payer pour l’emprunt qui serait contracté.
L’octroi de la subvention est traité en quatre phases. Chaque phase est subordonnée à l’approbation de la phase précédente par le Ministre en charge des bâtiments scolaires.
a) Demande de promesse de principe
Le pouvoir organisateur sollicite, avant l’introduction de son dossier de demande de subvention, une réunion avec le SGISS pour exposer le programme des travaux envisagés et s’informer des dispositions réglementaires relatives à l’intervention de la Communauté française dans le financement des bâtiments scolaires.
Le pouvoir organisateur introduit sa demande de promesse de principe au moyen du formulaire fourni par l'Administration accompagné des documents repris dans l’annexe 1 de la circulaire 406 auprès du service régional dont il dépend.
Le Service accuse réception de la demande d'accord de principe et vérifie si le dossier de demande est complet.
Après instruction du dossier, le Service le transmet au Ministre en vue de l’octroi d’une promesse de principe. Toute demande d’octroi de subvention est soumise à l’avis préalable de l’Inspection des Finances.
Le Fonctionnaire délégué du Service régional notifie au pouvoir organisateur la décision ministérielle d’octroi des compléments de subvention.
b) Demande de promesse de ferme
Dès réception de la notification officielle de la promesse de principe, le Pouvoir organisateur peut désigner, si ce n’est déjà fait, un auteur de projet et, le cas échéant, organiser des rencontres avec le Service régional en vue de soumettre le projet dans sa forme définitive (plans d’exécution, cahier spécial des charges, métrés, estimation…).
Au cas où le dossier complet de demande de promesse ferme ne peut être introduit dans le délai mentionné dans la dépêche notifiant l’octroi de la promesse de principe, le Pouvoir organisateur doit expressément solliciter une prolongation de délai de validité de ladite promesse de principe au moins cinq semaines avant la date d’expiration du délai.
Les travaux commencés avant l’octroi d’une promesse ferme de subvention sans l’accord préalable du Ministre sont réputés non-subventionnables et ne peuvent faire l’objet d’une quelconque intervention financière du Fonds.
Sauf circonstance exceptionnelle, le délai supplémentaire accordé ne pourra excéder un an.
Le dossier, comprenant l’ensemble des documents datés et signés, repris dans l’annexe 1 de la circulaire 406, doit être envoyé en deux exemplaires au Service régional.
Après instruction du dossier (dont la vérification du respect des normes physiques et financières), le Service régional le transmet au Ministre en vue de l’octroi d’une promesse ferme conformément aux règles et procédures en vigueur. Toute demande d’octroi de subvention est soumise à l’avis préalable de l’Inspection des Finances.
Le Fonctionnaire délégué du Service régional notifie au pouvoir organisateur la décision ministérielle d’octroi de la subvention et le délai de sa validité.
c) L’adjudication
Le Pouvoir organisateur organise la mise en adjudication des travaux et informe le Fonctionnaire délégué-e du Service de la date d’ouverture de soumissions.
Après ouverture des soumissions, vérification des documents, des calculs et approbation du Pouvoir organisateur puis de l’autorité de tutelle si cette dernière est requise, le dossier est transmis, en deux exemplaires au Service régional.
Après examen et vérification que le lot unique ou le cumul des lots adjugés et estimés est conforme aux normes financières, et seulement dans le cas d’une augmentation du montant de la subvention par rapport au montant de la promesse ferme, le Service régional transmet le dossier au Ministre, via l’Inspection des finances, pour l’octroi des compléments de subvention.
Le Fonctionnaire délégué du Service régional notifie au pouvoir organisateur la décision ministérielle d’octroi des compléments de subvention.
d) L’Exécution des travaux et la liquidation de la subvention
Au fur et à mesure de l’avancement des travaux et à la demande du Pouvoir organisateur, des acomptes peuvent être payés pour un montant total ne dépassant pas les 90% du montant de la subvention rectifiée au stade de l’adjudication.
Le solde sera payé après présentation et examen du décompte final.
Lorsque les travaux sont achevés, le Pouvoir organisateur informe le Service régional de la date fixée pour la réception provisoire et transmet le dossier de décompte final, via le pouvoir de tutelle si cette démarche est requise.
Le montant définitif de la subvention est fixé par arrêté et le solde restant dû est mis en liquidation après signature dudit arrêté.
Une procédure exceptionnelle permet de réduire les délais d’instruction d’un dossier justifiant une urgence impérieuse. En effet, il s’agit d’une demande « groupée » de promesse de principe et de promesse ferme. Pour présenter un dossier selon cette procédure, le Pouvoir organisateur doit motiver sa demande sur base de situations ou de circonstances exceptionnelles qui requièrent l’exécution de travaux dans les plus brefs délais (locaux dangereux et/ou insalubre, force majeure, péril en la demeure). Il convient également que ces nécessités soient apparues récemment et qu’elles ne soient pas conséquence d’un manque d’entretien ou d’un manque de prévoyance.
